Definis Surat Resmi Surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut
kepentingan tugas dan kegiatan dinas atau instansi dan digunakan untuk
kepentingan resmi. Surat tersebut dikeluarkan atau dibuat oleh perseorangan,
instansi, atau organisasi.
A. Ciri-Ciri Surat Resmi
1. Menggunakan kop surat.
2.
Ada nomor surat, lampiran, dan perihal.
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup
yang lazim.
4. Penggunaan ragam bahasa resmi.
5. Menyertakan cap atau stempel
dari lembaga resmi.
6. Ada bentuk/format baku.
B. jenis-jenis surat yaitu :
1.
Berdasarkan tujuannya yaitu : surat pemberitahuan, surat pengantar, surat
perintah, surat pesanan, surat permohonan, surat panggilan, surat laporan, surat
susulan, surat keputusan, dan surat kuasa
2. Berdasarkan sifat isinya yaitu :
surat dinas, surat pribadi, dan surat dagang
3. Berdasarkan bentuknya yaitu :
surat biasa, memo dan nota, telegram, dan wesel
4. Berdasarkan prosedurnya yaitu
: surat masuk dan surat keluar
5. Berdasarkan Jangkauannya yaitu : surat intern
dan ekstern
6. Berdasarkan jumlah penerimanya yaitu : surat biasa, surat edaran,
dan pengumuman
7. Berdasarkan keamanannya yaitu : surat sangat rahasia, surat
rahasia, dan surat biasa.
8. Berdasarkan kegunaannya yaitu : konsep, tembusan,
petikan, turunan, lampiran
9. Berdasarkan cara pengirimannya yaitu : surat
dibawa sendiri, surat dikirim dengan kurir, surat dikirim dengan pos.
C.
Persyaratan Surat Resmi Surat resmi yang baik harus memenuhi syarat-syarat
tertentu sebagai berikut :
1. Surat resmi harus memiliki maksud yang jelas.
Setiap surat yang ditulis harus jelas bagi yang membaca.
2. Surat resmi harus
memiliki bahasa yang lugas dan efektif. Bahasa yang digunakan tidak
berbelit-belit.
3. Surat resmi harus memuat informasi yang lengkap. Informasi
yang dituliskan harus informasi yang lengkap dan tepat.
4. Surat resmi harus
memiliki format yang wajar dan menarik. Artinya format yang dipilih, dengan
memperhatikan estetika dan etika. Perhatikan ukuran kertas, margin (jarak tepi
kertas), susunan alamat, sehingga terlihat sebagai suatu surat yang terencana
dan nyaman untuk dilihat.
D. Sistematika Penulisan Surat Resmi Membuat surat
resmi menggunakan sistematika yang benar, berikut ini sistematika dalam
penulisan surat resmi
KEPALA SURAT (Kop Surat) Kepala surat bertujuan untuk
menunjukkan identitas; ciri instansi pembuat surat. Oleh karena itu kepala surat
harus lengkap; nama instansi, alamat, nomor telepon, nomor kotak pos, alamat
kawat, logo, dan email.
PEMBUKA Bagian Pembuka surat terdiri dari :
1. Tanggal
Surat
2. Nomor
3. Perihal
4. Lampiran (kalau ada)
5. Alamat Tujuan surat
6.
Paragraf pembuka
1. Penulisan Tanggal Surat Tanggal surat adalah bagian yang
menunjukkan hari, bulan, dan tahun ditulisnya surat tersebut. Tanggal surat
ditulis secara lengkap yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan
huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Setelah angka tidak boleh diikuti oleh
tanda baca apapun, sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota karena nama kota
itu sudah tercantum pada kepala surat. Nama bulan yang ditulis dengan huruf
tidak boleh disingkat, misalnya Januari, Februari, Agustus, atau November. Bukan
Jan, Agt, atau Nov.
2. Penulisan Nomor, Lampiran, dan Perihal - Kata nomor,
lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital, - Nomor, Lampiran, dan
hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai
dengan panjang pendeknya ketiga kata itu. - Penulisan nomor ditulis lengkap maka
kata lampiran dan perihal pun harus ditulis lengkap. Bila disingkat maka yang
lain juga disingkat. - Nomor surat dan kode yang dibatasi oleh garis miring
ditulis rapat pada spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung.
3.
Nomor, Perihal, Lampiran
- Nomor : urutan surat yang sudah dikeluarkan oleh
instansi, diikuti inisial isi/perihal surat, lembaga pembuat surat. bulan surat
dikeluarkan (ditulis dalam angka romawi), kemudian diakhiri dengan penulisan
tahun. Untuk instansi besar biasanya ada tambahan unit/orang yang mengetik
surat>
- Perihal : isi atau tujuan surat. Biasanya atau pada umumnya surat resmi
berupa Undangan, permintaan/permohonan, pemberitahuan.
- Lampiran: bila
diperlukan adanya lampiran demi mendukung isi/tujuan surat
Contoh :
Nomor:11/U/SMP Labsky/X/2022
11 : urutan surat yang sudah dikeluarkan
U :
Perihal surat.
SMP : lembaga pembuat
X : bulan Pembuatan
2022 : tahun pembuatan
surat
4. Penulisan Alamat Surat Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam
bentuk. Bentuk pertama adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah
tanggal surat dan bentuk kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas
di bawah bagian hal atau sebelum salam pembuka. Untuk penulisan alamat surat
perlu diperhatikan hal berikut:
a. penulisan nama penerima harus cermat dan
lengkap.
b. Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan
menggunakan huruf kapital seluruhnya.
c. Penulisan alamat penerima surat juga
harus cermat dan lengkap.
d. Kata pada awal nama penerima, kata itu hendaknya
ditulis penuh, yaitu Ibu, Bapak, Saudara dengan huruf awal huruf kapital dan
tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu.
e. Jika nama
orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr. dr. Ir. atau
memiliki pangkat seperti kapten atau kolonel, maka kata sapaan Ibu, Bapak, dan
Sdr. tidak digunakan.
f. Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat, tetapi
ditulis penuh, yaitu Jalan, dengan huruf awal huruf kapital tanpa ada titik atau
titik dua pada akhir kata itu. Namun jalan atau gang, nomor, RT, dan RW ditulis
lengkap dengan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur alamat.
Contoh
penulisan alamat surat :
Yang terhormat Bapak Timoty Gursinga
Kepala Biro Tata
Usaha Departemen A
Jalan KH Ahmad Dahlan 14
Jakarta
5. Penulisan Salam Pembuka
Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat, di atas
kalimat pembuka isi surat. Pada akhir salam pembuka dibubuhkan tanda koma dan
huruf kapital hanya dipakai pada kata awal ungkapan salam. Contoh penulisan
salam pembuka : Dengan hormat, Salam sejahtera,
6. Penulisan Isi Surat Isi surat
terdiri dari tiga bagian. Pembuka, isi, penutup Pembuka : berisi salam, dan
pengantar/rujukan ke isi surat Isi : maksud dan tujuan membuat surat Penutup :
harapan akan isi surat dan ucapan terima kasih Isi surat umumnya hanya terdiri
dari atas rujukan, tujuan, dan harapan. Ketiga hal ini lazim diungkapakan dalam
tiga paragraf. Rujukan atau pengantar isi surat dibuat dalam paragraf
pembuka.Tujuan yang betolak dari masalah yang disampaikan dibuat dalam paragraf
isi. Harapan termasuk penegasan penulis dibuat dalam paragraf penutup.
7.
Penulisan Salam Penutup Salam penutup merupakan pernyataan rasa hormat pengirim
surat terhadap penerima surat. Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma
dan huruf kapital hanya dipakai pada kata awal ungkapan salam. Contoh penulisan
salam penutup : Hormat saya, Hormat kami, Wasalam, Salam takzim,
8. Penulisan
Nama Pengirim Nama pengirim surat ditulis dibawah tanda tangan. Tanda tangan
dibutuhkan sebagai keabsahan dari surat resmi. Dalam penulisan nama pengirim
perlu diperhatikan hal berikut:
a. Penulisan nama tidak perlu menggunakan huruf
kapital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf awal kapital pada setiap unsur
nama.
b. Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah
dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik. Nama jabatan dapat dicantumkan di
bawah nama pengirim.
Contoh: Damar Arkana, SH NIP 10000001
